El próximo 30 de abril es la fecha límite para que las sociedades mercantiles cumplan con la obligación de celebrar la Asamblea anual de Accionistas, en la cual se aprueban los Estados Finencieros de la compañía del ejericio social anterior, es decir, deberán estar celebrando la asamblea para aprobar los estados financieros del 2017.

De cada Asamblea debe elaborarse un Acta en la cual se describe el orden del día, su desarrollo y los acuerdos que se tomaron, además deberá ser firmada por los Accionistas. Estas actas se integran a los Libros Corporativos de la Sociedad.

¿De donde deriva esta obligación para las sociedades?

La Ley General de Sociedades Mercantiles, así como el Código de Comercio y legislación fiscal imponen la obligación a cargo de los comerciantes, para , imponiendo además diversas multas económicas e incluso penas privativas de la libertad, para aquellos comerciantes que infrinjan estos dispositivos legales. conservar  los libros corporativos, registros y documentos de su negocio por un plazo mínimo de 10 años, imponiendo además diversas multas económicas e incluso penas privativas de la libertad, para aquellos comerciantes que infrinjan estos dispositivos legales.

En consecuencia, se sugiere que las sociedades tengan debidamente actualizados los libros y registros corporativos por un mínimo de 10 años para evitar multas por parte de las autoridades.

Los documentos corporativos que las sociedades mercantiles deben tener actualizados, son los siguientes:

• Libro de Actas de Asambleas Generales de Accionistas:
  • ordinarias, y
  • extraordinarias;
• Registro de variaciones de capital;
• Registro de Acciones Nominativas;
• Sesiones del Consejo de Administración;
• Títulos accionarios

En estos documentos se encuentra la historia corporativa de la sociedad, desde el momento de su Constitución y sirve tanto a los actuales Accionistas, como a los órganos de administración y autoridades a determinar el cumplimiento de obligaciones legales y fiscales.

Gabriela Martínez, Abogada Corporativa
Abril 2018