Principales obligaciones legales en el 2020

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Estamos en el segundo mes del año y es importante que las empresas tengan conocimiento de las obligaciones legales durante el 2020, así como llevar a cabo una correcta planeación y cumplimiento de las mismas.

A continuación se desglosan las obligaciones legales y el plazo límite para cumplir con dichas disposiciones:

Avisos por actividades vulnerables.

Las personas físicas y morales que realicen actividades vulnerables, conforme a la Ley Federal para la Prevención e Identificación de Operaciones con Recursos de Procedencia Ilícita (Ley anti lavado), deberán presentar avisos por las actividades vulnerables realizadas.

Los avisos se deben presentar en el portal https://sppld.sat.gob.mx/pld/index.html, a mas tardar el día 17 del mes siguiente a aquél que se realicen las actividades vulnerables.

Asamblea General Ordinaria de Accionistas

Las sociedades mercantiles tienen obligación de realizar una Asamblea Anual en la cual se revisen tanto las actividades realizadas por el Órgano de Administración, como los resultados financieros de la empresa.

Conforme la Ley General de Sociedades Mercantiles, esta Asamblea Anual debe celebrarse dentro de los 4 meses siguientes que sigan a la clausura del ejercicio social a revisar (a mas tardar el 30 de abril).

En esta fecha, es el momento adecuado para revisar el estado que guardan los Libros Corporativos de la Sociedad y actualizar en su caso el Libro de Actas de Asambleas, Libros de Sesiones del Consejo de Administración, en su caso, así como los registros de acciones y de variaciones de capital.

Derechos de registro sobre propiedad industrial e intelectual

Se recomienda que cada año (como mínimo), las empresas revisen el estado legal que guardan sus activos intangibles (marcas, patentes, avisos comerciales, modelos de utilidad y los derechos de autor, etc.) que la empresa tenga registrados tanto en el IMPI como en INDAUTOR, con la finalidad de registrar nuevos activos intangibles creados por la empresa o bien para continuar con la protección de los ya registrados.

Normalmente la protección que tienen las marcas, por ejemplo, es por 10 años, sin embargo, desde el 2018 existe la obligación de estar avisando al IMPI respecto del uso de las marcas o avisos comerciales. Para el caso de patentes, las vigencias son de 20 años, por lo tanto, debe vigilarse cada uno de los títulos con los que se cuenta.

Avisos ante el Registro Nacional de Inversiones Extranjeras (RNIE.)

De conformidad con la Ley de Inversión Extranjera y su Reglamento, las empresas extranjeras y las empresas mexicanas que cuenten con socios o accionistas extranjeros deben inscribirse ante el Registro Nacional de Inversiones Extranjeras (RNIE) y presentar avisos trimestrales cuando realicen cambios importantes en su estructura accionaria, o bien, cuando superen los montos de capital, de activos, etc., que se mencionan en dicha legislación. Los meses en que deben presentarse los avisos son: enero, abril, julio y octubre.

Revisar el esquema laboral y de contratación externo de colaboradores.

Se deben revisar y en su caso, actualizar los contratos laborales que la empresa tiene con sus colaboradores internos, además de revisar y actualizar el Reglamento Interior de trabajo, el cual deberá estar registrado en la Junta de Conciliación del centro de trabajo que corresponda para estar en posibilidad de aplicar las sanciones que en el mismo se establecen.

Es importante que el área legal o de RH de la empresa tenga completos los expedientes de cada uno de los colaboradores, así como llevar una buena administración de los mismos (actas administrativas, actas disciplinarias, control de entradas y salidas, el cumplimiento de la normativa con base en la Ley Federal del Trabajo es fundamental.

En caso de contar con colaboradores externos (prestación de servicios o mediante outsourcing), deberán contar con los contratos que amparan los servicios prestados, los cuales deberán estar completos, debidamente firmados y bajo revisión especial en cuanto a su administración.

Cumplir con la NOM-031 STPS-2018 es fundamental, independientemente del número de trabajadores con los que se cuente, pues esta NOM es aplicable a todas las empresas y las obligaciones se generan de acuerdo al número de trabajadores con los que cuente. 

Cumplir con las obligaciones de seguridad social

Tales como darse de alta como patrón ante el IMSS, cumplir con el pago en tiempo y forma, respecto de las cuotas obrero-patronales, avisar los movimientos afiliatorios de los colaboradores (altas, bajas o modificaciones), etc.

Cumplimiento de leyes, reglamentos y Normas Oficiales Mexicanas (NOM´s) con base en el giro/operación de la empresa

Existe incontable normativa especial que debe cumplirse, según el giro de la empresa. Para ello debe determinarse el giro principal de la empresa y con base en ello, investigar o analizar la normativa aplicable, por ejemplo:

  • Ley Federal de Protección al Consumidor (PROFECO) y su reglamento,
  • Normativa especial de Comercio Electrónico,
  • Normativa especial dirigida a empresas FINTECH,
  • Normas enfocadas a etiquetado de productos y servicios,
  • Normativa de COFEPRIS, enfocada al sector médico privado,
  • Normativa aplicable a empresas que prestan servicios digitales.

Toda empresa o negocio en México, sin importar que esté operando a través de una sociedad, asociación o una persona física con actividad empresarial, está sujeta a obligaciones legales, fiscales, administrativas, laborales, de seguridad social, etc., todas ellas tienen implicaciones legales, sin embargo; si se pretende tener un negocio exitoso, se requiere de la formalidad y el cumplimiento de estas disposiciones legales para evitar contingencias que generan el pago de multas, indemnizaciones, etc., que afectan el flujo económico y la operación del negocio.

Escrito por David Alvarez

Edición Gabriela Martínez

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